Pengertian dan pengaplikasian Kurva S pada project

Kurva-S atau S-Curve mungkin metode perencanaan dan kendali waktu pelaksanaan proyek yang paling populer dalam perencanaan dan monitoring schedule pelaksanaan di proyek. Hampir semua proyek mensyaratkan dan telah lama menggunakan  kurva-s baik proyek Pemerintah maupun Swasta. Namun pada kenyataannya, banyak sekali kejadian dimana kurva-s tidak dimanfaatkan secara optimal dan malah sering kali salah aplikasi serta salah kaprah.

Kurva-S

Kurva-S atau S-Curve adalah suatu grafik hubungan antara waktu pelaksanaan proyek dengan nilai akumulasi progres pelaksanaan proyek mulai dari awal hingga proyek selesai. Kurva-S sudah jamak bagi pelaku proyek. Umumnya proyek menggunakan S-Curve dalam perencanaan dan monitoring schedule pelaksanaan proyek, baik pemerintah maupun swasta.

Kurva-S ini secara gampang akan terdiri atas dua grafik yaitu grafik yang merupakan rencana dan grafik yang merupakan realisasi pelaksanaan. Perbedaan garis grafik pada suatu waktu yang diberikan merupakan deviasi yang dapat berupa Ahead ( realisasi pelaksanaan lebih cepat dari rencana) dan Delay (realisasi pelaksanaan lebih lambat dari rencana). Indikator tersebut adalah satu-satunya yang digunakan oleh para pelaku proyek saat ini atas pengamatan pada proyek-proyek yang dikerjakan di Indonesia.

Manfaat Kurva-S

Kepraktisan menggunakan alat ini menjadikannya sebagai alat yang paling banyak digunakan dalam proyek. Namun juga tidak sedikit proyek yang menjadikan alat ini hanya sebatas hiasan dinding ruang rapat proyek. Mungkin agar terlihat “keren” atau yang lain. Padahal manfaat dari Kurva-S ini cukup banyak disamping sebagai alat indikator dan monitoring schedule pelaksanaan proyek.

Ada beberapa manfaat lain dari Kurva-S yang dapat diaplikasikan di proyek, yaitu:

• Sebagai alat yang diperlukan untuk membuat EVM (Earned Value Method)
• Sebagai alat yang dapat membuat prediksi atau forecast penyelesaian proyek
• Sebagai alat untuk mereview dan membuat program kerja pelaksanaan proyek dalam satuan waktu mingguan atau bulanan. Biasanya untuk melakukan percepatan.
• Sebagai dasar perhitungan eskalasi proyek
• Sebagai alat bantu dalam menghitung cash flow
• Untuk mengetahui perkembangan program percepatan
• Untuk dasar evaluasi kebijakan manajerial secara makro

Kesalahan penggunaan dan persepsi Kurva-S

Walaupun gampang dan praktis untuk digunakan, tetap saja masih ada pelaku proyek yang salah persepsi dan salah menggunakan fitur sederhana ini. Berdasarkan pengalaman, ada beberapa hal yang saya anggap keliru dan belum lengkap dalam aplikasi Kurva-S ini, yaitu:

• Anggapan bahwa progress 50% adalah tepat pada 50% waktu pelaksanaan.

Asumsi ini mengesampingkan kenyataan variasi jenis proyek atau keunikan proyek. Menurut saya ini suatu kesalahan persepsi. Contoh pada proyek gedung dimana komponen alat M/E yang cukup tinggi hingga 25% dan dipasang di akhir pelaksanaan proyek. Hal ini berarti kurva-s akan cukup landai di awal dan naik cukup tinggi di bagian akhir waktu pelaksanaan. Kurva-S akhirnya cenderung berada di progres 50% pada lebih dari 50% waktu pelaksanaan.

Persepsi yang benar adalah bahwa progres 50% belum tentu tepat pada 50% waktu pelaksanaan. Ini karena komposisi biaya dan waktu pelaksanaan tiap jenis proyek berbeda-beda. Pada suatu jenis proyek pun cukup variatif terkait lingkup pekerjaan yang dikerjakan.

• Bentuk kurva harus mendekati huruf S. Banyak pelaku proyek mempersepsikan nama kurva-s berarti grafik schedule yang terbentuk juga harus berbentuk S. Kedengaran lucu tapi ini benar-benar terjadi.

Ini juga kesalahan persepsi. Dengan alasan yang sama dengan point di atas bahwa proyek itu unit. Ada begitu banyak variasi termasuk kasus di atas. Bentuk S pada kurva adalah pendekatan.

Variasi bentuk S pada kurva-s  akan sesuai kondisi proyek yang dilaksanakan yaitu distribusi bobot, urutan pelaksanaan, durasi, lingkup, dan yang lainnya. Sehingga tidak perlu memaksakan bentuk kurva atau grafik menyerupai S pada kurva-s, walaupun pada kebanyakan kasus kurva yang terbentuk memang mendekati huruf S.

• Distribusi bobot pekerjaan berdasarkan waktu untuk suatu item pekerjaan sering diasumsikan terdistribusi merata.

Kesalahan ini diakibatkan oleh pemahaman yang kurang tepat mengenai Kurva-S. Pemahaman yang dimaksud adalah bagaimana bobot didapatkan, bagaimana struktur biaya masing-masing item pekerjaan dan bagaimana pekerjaan itu dilakukan terkait urutan pelaksanaan dan durasinya.

Distribusi bobot haruslah memperhitungkan rencana volume yang akan dikerjakan dalam satuan waktu dan nilai biayanya. Pada pekerjaan struktur beton untuk gedung berlantai banyak, distribusi bobot dapat dimungkinkan untuk merata. Namun untuk kasus lain misalnya pekerjaan M/E, tidak dapat didistribusikan merata karena pada dasarnya pekerjaan M/E terdiri atas dua kelompok besar yaitu instalasi dan alat M/E. Komposisi biaya antara dua kelompok biaya tersebut berbeda signifikan. Instalasi M/E diperkirakan hanya 10% dari total biaya M/E dan alat M/E bisa mencapai 90%.

• Jika dihubungkan dengan kurva-S hasil realisasi pelaksanaan, hanya menghasilkan selisih akumulatif realisasi terhadap rencana yaitu Ahead (lebih cepat) atau Behind (terlambat). Sangat jarang memanfaatkannya untuk estimasi atau forecast penyelesaian proyek.

Seperti yang dijelaskan pada paragraf sebelumnya mengenai manfaat schedule Kurva-S cukup banyak. Sayang sekali apabila pada suatu proyek, schedule Kurva-S dibuat namun tidak pernah diupdate realisasi pelaksanaannya. Proyek seakan berjalan tanpa tahu apakah mengalami keterlambatan atau sebaliknya. Tentu berbahaya menjalankan proyek tanpa kendali

Produk turunan dari kurva-s yang paling gampang adalah estimasi waktu penyelesaian proyek. Keterlambatan proyek biasanya sering dikaitkan dengan paramter waktu perkiraan penyelesaian proyek. Untuk mendapatkan parameter ini perlu mempelajari mengenai Earned Value Method (EVM).

• Ahead atau Behind adalah satu-satunya alat untuk menyatakan kondisi realisasi pelaksanaan tanpa memperhatikan aspek lain.

Mungkin ini persepsi yang paling banyak terjadi. Perlu diketahui bahwa Kurva-S menyatakan realisasi pekerjaan dalam bentuk bobot atau nilai biaya yang telah dikerjakan. Dasar tersebut berarti tingkat akurasi dalam hal deviasi tidaklah benar-benar akurat.

Untuk menyatakan apakah proyek benar-benar sedang mengalami keterlambatan, diperlukan alat yang lain misalnya Critical Path Method (CPM) atau Earned Value Method (EVM). Akan tetapi untuk deviasi schedule dan realisasi yang cukup besar, indikasi dari Kurva-S sudah cukup. Pada deviasi yang kecil, perlu instrumen lain untuk menyatakan keterlambatan proyek.

• Cara memprogres pekerjaan persiapan adalah berdasarkan proporsional terhadap pekerjaan fisik. Misal, jika realisasi pekerjaan fisik mencapai 40% maka progres pekerjaan persiapan juga harus 40%.

Ini salah kaprah. Pekerjaan persiapan merupakan salah satu item pekerjaan yang selalu ada dalam BQ dan Kurva-S. Pekerjaan persiapan memiliki karakteristik yaitu tergantung dengan waktu. Artinya pekerjaan ini tidak terkait dengan progres pelaksanaan. Seringpula pada aktualnya pekerjaan persiapan dilakukan lebih dulu seperti kantor direksi, jalan akses, papan nama, dan lain-lain. Cakupan pekerjaan persiapan tersebut tidak terkait dengan seberapa besar progress pelaksanaan pada item pekerjaan fisik yang lain.

Pekerjaan persiapan haruslah diprogres sesuai dengan realisasi aktual di lapangan. Hal ini karena memprogress pelaksanaan dengan Kurva-S adalah suatu tindakan yang mengakui biaya yang dikeluarkan oleh Penyedia Jasa. Memprogress adalah sama dengan mengakui biaya yang dikeluarkan. Perlu kesepakatan awal mengenai bobot progres pada item pekerjaan ini.

• Cara menilai progres realisasi berbeda dengan asumsi atau cara membuat distribusi bobot masing-masing pekerjaan pada Master Schedule S-Curve.

Perbedaan yang akhirnya akan membuat deviasi dalam pelaksanaannya. Asumsi-asumsi terhadap menetapkan distribusi bobot item pekerjaan pada saat perencanaan schedule dalam Kurva-S haruslah sama dengan asumsi-asumsi yang diterapkan dalam melakukan progres realisasi pekerjaan.

Agar tidak terjadi perbedaan pendapat, maka haruslah dilakukan kesepakatan di awal. Perlu diingat bahwa distribusi bobot item pekerjaan dan ketentuan memprogres pekerjaan adalah fokus pada biaya yang dikeluarkan berdasarkan kontrak yang telah disepakati baik ditinjau terhadap BQ maupun jenis kontrak.

• Percepatan dilakukan dengan mempercepat item pekerjaan yang memiliki bobot yang besar, sehingga realisasi schedule dalam waktu singkat dapat menjadi Ahead tanpa melihat aspek pekerjaan kritis.

Persepsi ini pada akhirnya akan membuat keterlambatan schedule berdasarkan Kurva-S dapat dikejar namun berdasarkan aktual waktu penyelesaian sisa pekerjaan mengalami keterlambatan karena sisa pekerjaan memiliki urutan dan ketergantungan yang membutuhkan waktu yang lama walaupun bobot yang kecil.

Dalam usaha percepatan atas keterlambatan pekerjaan, parameter yang paling penting adalah perkiraan waktu penyelesaian proyek. Percepatan hanya dapat berhasil apabila menggunakan fitur Critical Path Method yang merupakan turunan dari Bar Chart. Dengan menggunakan fitur Critical Path Method, rencana percepatan akan jauh lebih akurat.

Kesalahan dan kurang optimalnya penggunaan Kurva-S pada beberapa kasus di atas harusnya dihindari dalam rangka mencapai target waktu yang benar. Walaupun sederhana, Kurva-S cukup bermanfaat sebagai alat kendali waktu pelaksanaan di proyek. Pemahaman filosofis mengenai Kurva-S akan sangat membantu proyek untuk mencapai target waktu.

Kurva-s pada dasarnya adalah perbandingan antara rencana dan realisasi pengeluaran biaya atau lebih pada kebutuhan cash flow. Namun dapat bermanfaat dalam menyatakan apakah proyek terlambat maupun tidak. Keterlambatan yang dinyatakan dalam kurva-s tersebut sebenarnya hanyalah merupakan pendekatan sehingga memiliki akurasi yang  tidak tinggi dalam menyatakan keterlambatan proyek. Alat yang lebih baik dalam menyatakan keterlambatan proyek adalah Bar Chart dan produk turunannya yaitu Critical Path Method.

Pada proyek internasional, baik Owner maupun MK menggunakan tiga alat kendali sekaligus yaitu kurva-s, Bar Chart, dan Critical Path Method. Ketiganya digunakan dalam mencapai akurasi penilaian dan membuat program pelaksanaan proyek agar target waktu dapat tercapai. Mungkin kita perlu meniru dan mencoba mengaplikasikannya.